挑战

蛇口集装箱码头有限公司成立于1989年,注册简称“SCT”,于1991年正式投入运营,是深圳市最早的一家专业化集装箱码头。随着近年来蛇口通关环境的大幅改善和珠三角腹地经济的高速发展,SCT现已吸引了90余条国际集装箱班轮航线定期挂靠码头,服务覆盖美洲、欧洲、地中海、东南亚、北亚、中东、南非、澳洲等国家和地区的大部分主要港口。SCT作为一家超过20年发展积累的港口企业,目前的劳动力管理现状非常复杂,人员众多、场地/位置分散、工作岗位不固定、班别繁多等一系列问题,给SCT的劳动力管理造成了很大的困扰:

  • 员工类型较多,如临时工、综合工时制等;且加班规则也多,有全转调休、OT2转调、综合工时等共15种加班制度;休假制度不同,操作人员与行政人员的休假制度不同,同一个部门里倒班的员工和正常班的又不相同。这使得工资计算方式/逻辑复杂,并且手工计算工作量大且容易出错。
  • 班别复杂,近10类30多种加班计算方式,且受多种外在因素影响,如码头、堆场天气、船舶靠岸时间、大型装卸设备维护等,常因为不合理的排班而引起不必要的加班费。
  • 很多个岗位的人员安排需保持高度的连续性,且有些岗位需要特殊技能和属性的员工对应,如果没有满足则会有安全隐患或造成排班不可执行。
  • 数据采集方式落后,原有的Badama系统经常丢失打卡数据,且代打卡现象严重,虚假和错误信息多,数据处理工作量大、难度高,公司高层要求杜绝代打卡现象。
  • 排班和岗位优化方法初级,没有优化,工时管理难度大,且对于直接工时和间接工时的准确获得和分析不够,公司决策与现场执行脱节,如制度执行、预算控制等。
  • 面对上述问题,SCT管理高层期望引进一套较为成熟的先进排班管理系统,能够高效合理排班、准确及时的管理工时数据。首先,由于港口的特点,操作现场的排班要考虑的因素众多,迫切需要通过先进、合理、公平、优化、自动的排班系统,降低员工的劳动强度,减少现场的安全隐患,提升设备利用效率;其次,还要解决实时、准确、可信的考勤、加班等数据的问题,并能将这些信息及时反馈给员工;第三,希望系统能够和SCT现有的指纹考勤机、HR系统、OA系统、短信提醒等IT系统全面集成,更好地优化工作流程。
很高兴SCT已经及时采取措施来自动管理及优化员工排班考勤。借助Kronos劳动力管理解决方案,SCT劳动力完全实现了精细化管理,据公司需要将工时精确到了分钟;现场排班可完全交予系统进行,实现了及时、准确、公平、高效的自动化排班,有效控制加班成本的同时降低了员工的劳动强度,确保了安全生产;SCT排班考勤系统能够精确统计各种劳动力管理数据,为公司人力资源分析、管理提供了宝贵的数据资源。更为重要的是,通过与世界领先的劳动力管理公司Kronos的合作,也间接提升了SCT劳动力管理的理念。

李永成
蛇口集装箱码头有限公司信息系统经理

解决方案

2010年5月,项目开始实施,Kronos技术人员为SCT进行了详细的项目分析、评估,多次进行并行测试、调整,结合Kronos在排班优化方面大量成功实施经验,帮助SCT构建起一套全面的优化排班考勤系统。2011年10月,SCT排班考勤(LAS)系统正式上线,主要包括基础考勤管理和高级排班两部分。

通过实施SCT排班考勤(LAS)系统,SCT全面提高了员工工时管理的准确性和实时性,并能够根据员工的可用性和排班政策进行优化排班,有效平衡了员工满意度与企业人工成本控制,降低了员工的劳动强度,确保企业安全生产,更好地支持蛇口港业务发展。真实、实时的劳动力管理数据为管理层提供准确的决策数据,并营造出和谐用工环境,不断提高员工满意度,提升生产效率。

自动化排班降低人工成本、平衡劳动强度,保障企业安全生产

优化排班实现劳动力精细化管理,提升生产效率

精确考勤获得真实、详尽劳动力管理数据,改善生产经营决策

规范和优化考勤制度避免人工错误,规范管理流程

  • 码头是高危高风险作业区域,设备需要24小时不间断运行,很多岗位需要保持高度的连续性,劳动强度大,对排班要求高,不仅要满足岗位需要,而且还要充分考虑员工的休息时间和工作强度。原来仅依靠4名排班员,通过EXCEL表格为上千人进行排班,这是一项耗时、容易出错和枯燥的工作,即使竭尽全力,也不能避免错误发生,很难平衡好员工的劳动强度,造成安全隐患或排班不可执行,从而导致员工投诉,降低生产力,增加人工成本。
  • 在蛇口港,排班员需要每天上午11点和下午4点安排当天下午和第二天早班人员的班次,应用SCT排班考勤系统后,排班员只需要简单的几下点击即可完成,不再依靠人的记忆和经验排班,科学合理安排班次,保证了排班的准确性和公平性,降低了员工的劳动强度,合理安排他们的休息时间,很好地控制了加班成本,并且这些工时数据还能通过工作流系统及时反馈给员工,提升了员工满意度,降低员工流失率。
    • 高级排班条件复杂,SCT现在的排班规则多达54条。优化排班将使SCT能够根据一天不同时间段的生产需求,准确地为人员安排班次,实现劳动力精细化管理。SCT是按24小时三班倒的工作方式排班,在年初按三班三倒的排班模板为所有员工排一次班,以后每天根据生产需要(主要是船期,即轮船的靠港时间)的人数,按各种条件系统自动挑出休息或上班的人,合理优化劳动力,实现劳动力的精细化管理。
    • 比如某天下午4点到港一艘货船,这次的生产需要50人来完成,而年初的固定排班模板为60人,其中10名休息员工的选择就会按上面提到的54条规则来确定。当船舶班次频密时,为了缩短船舶滞港时间,员工加班的次数将增多,自动化的高级排班将提高码头生产效率,为企业赢得更大效益。精确的高级排班还能提前预测OT、根据实时数据了解到员工的出勤休假等各种记录,作为年底考核依据。
    • SCT 在应用Kronos系统之前,考勤数据粗放仅作为备查和参考,使用Kronos系统后均能通过精确的考勤获得。各种工时数据能够实时、准确输出,并且任何工时的细微变化都能够被准确记录,管理人员可随时调取这些工时数据,及时掌握员工工作情况、加班信息及生产状况,从而发现瓶颈所在,第一时间进行改进,优化现场生产运营。
    • 管理层希望通过各种报表了解生产经营情况,SCT排班考勤系统的应用,能够更好地进行数据挖掘,及时准确的劳动力管理数据可随时生成各种类型的报表,包括每日排班报表、合作单位的工时统计、员工生产非生产报表、OPS工时分析报表、员工年假统计表、月薪资报表等,这些完善的劳动力分析报表可供管理层分析决策。
    • 公司管理要求每一笔加班、请假都要严格匹配指纹打卡,在SCT排班考勤系统中,Kronos劳动力管理解决方案能够与SCT现有的第三方指纹考勤机、HR系统、OA系统、短信提醒等IT系统全面集成,这一可视的集中式劳动力统一管理平台,使排班、请假、加班,一目了然,完全杜绝了代打卡现象,数据丢失不再发生。
    • SCT排班考勤系统还帮助SCT在排班考勤方面进行了规范和优化,改变了过去HR月底结算工资时包揽一切也就承担一切的问题,将排班和日常的异常处理分解到平时及各相关部门,减轻了HR部门的压力,再也不需要月末加班忙、乱、凑各种工时数据,避免合规性风险。

结果

  • 自动化排班降低人工成本和劳动强度,确保企业安全生产
  • 优化排班实现劳动力精细化管理,提升生产效率
  • 精确考勤获得真实、详尽劳动力管理数据,改善生产经营决策
  • 规范和优化考勤制度避免人工错误,规范管理流程