北京, 2018 Mar, 15

人员排班问题是社会生活中的一个实际问题,从政府机关、企业单位到团体组织、班级人员的安排,都离不开这个问题,是各个行业都需要面对和解决的问题。

观察国内外用工情况,美国作为劳动力管理落实较好的国家,可以通过工会组织以及较好的提前计划安排让工人们每天高质量完成工作,并且还能按时下班,做到工作家庭两兼顾。而国内常见是,到下班点写字楼工厂仍灯火通明,按时下班反而成了奇怪的现象。难道真的是美国人生活就悠闲很多?

其实不然。详细了解后,会知道美国工会工人组织的安排精细、运转效率高才达到了这样悠闲现象。正如《礼记·中庸》一书中所述:凡事预则立,不预则废。言前定则不跲,事前定则不困,行前定则不疚,道前定则不穷。

因此人员排班在劳动力管理萌芽发展阶段的中国企业显得尤为重要。人员排班的主要内容就是在合适的时间内安排合适的人员去完成某项工作或计划。对企业而言,即是利用现有的资源,最大化的提高并稳定服务水平,用最低的劳动力成本,获得最高的利润率。

人员排班是保证企业日常运营和应对突发情况的重要手段,首先要解决的就是人力资源的有效使用和安排,其次要保证人员安排的合理性和规范性,再次,要实现收益的最大化,用最少的人,完成最多的任务。

只要涉及到多个人完成同样的工作,就会涉及到排班问题。目前排班的模式大概有以下几种:

1、负责排班事务的人员依靠主观经验和直觉去人工排班。

2、 负责排班事务的人员按照一定的规则去人工排班。

3、运用科学的手段,采用规范的架构去标准化的排班。

针对第1种情况:

在员工的角度,很难保证公平、公正、可执行,员工的积极性很低,觉得排班的方案不够客观;

在排班管理人员的角度,排班由于依赖于其主观经验和感情,容易出错,也容易导致“单点故障”,换一个负责人员,相应的排班制度就会改变,对企业的稳定运营有很大的影响;

在企业管理人员的角度,很难考核各个员工的实际工作质量、对企业的生产运营的状态也不好评估,没办法穿透管理,相应的排班也比较混乱。

针对第2种情况,按照一定的规则排班(时间、任务、区域等),依靠人工去安排计划表、调度、考核等,除了有以上的问题,同样也有一些问题没有解决。

一方面,由于排班问题涉及到的因素很多,规则的制定不能兼顾可操作性和全覆盖性,解决不了其复杂性问题。

另一方面,也没办法做到收益的评估和收益的最大化,难以兼顾多方面的需要。

最后,这样的排班更没有办法适应现代企业的快速发展,当企业的规模和业务发生相应的改变以后,之前的规则可能完全没有办法使用,需要重新制定排班方案,导致人力资源的低效和人力资源管理的混乱。

鉴于前两种情况的各种问题,引入现代的信息化技术后,以前的人工排班,转变成了信息化的排班,针对企业的具体业务类型,构建相应的数学模型,来模拟和重现企业的业务需求,进而在人力资源管理上,运用科学的排班方案,降低人力成本,提高企业的管理效率和生产运营效率。

从员工的角度,科学的排班能够:

1、 降低劳动强度,实现更客观、公平的工作安排。

2、 提高预测和排班的准确性,实现最优化排班。

3、 提高班表合理性,实现可扩展、弹性化的排班方案。

从管理的角度,科学的排班能够:

1、 在复杂环境下(如1000个员工排班),考虑平衡各方面指标,人工排班难以支撑。

2、 能体现在配套的管理机制上,如现场管理、班组建设上。

3、 能支撑实际业务的需要,满足复杂的条件和规则,支持灵活的调整和应对突发情况。

4、 能实现高效的现场监控、管理流程的自动化。

5、 能带来数据的融合统一、实现闭环的生产管理。

通常,排班的流程大概可分为需求分析、业务量预测、制定班表、效果评估四个环节。在每一个环节都需要有科学的手段去处理:

1、 需求分析环节:需要对企业生产的基本情况进行分析,了解其业务和员工,了解管理层的需求。

2、 业务预测:包括实际业务的预测和人力预测,业务预测是根据历史的数据和未来的趋势来进行业务的预测,人力预测包括什么时候需要什么人,需要多少人等。

3、 制定班表:最复杂的环节,包括班次的设定和落班,班次设定需要根据时间和员工的特点设置合适的班次长度和班次的多少。

4、 效果评估:对实际效果的评估,包括硬性指标和软性指标等,业务量,效益,员工满意度,班表接受度等。

随着企业的发展、业务的扩展,人力成本不断提高,运营成本不断攀升,排班管理需要做到精细化的管理,涉及到管理思想、管理体制、排班思路、软件应用、经验知识化等多方面的技能。

首先要统一思想和目标,排班是个效率不断优化的过程,如何在排班的同时兼顾到员工和企业的双方利益,需要处理好不同层面的诉求,高层可能更关注的是排班带来的净绩效,中层更关注的是管理的可操作性和有效性,排班负责人更关注的使用的排班的部署以及是否可控、可扩展、可调整,员工更关注的是自身带来的收入。随着排班系统的深入,原有的平衡被打破,必然有冲突,需要从上到下形成统一的思想和目标,各方一起商量妥协,才能发挥排班系统的作用。

其次要辅助相应的管理系统转变,聚焦排班和运营管理、企业其他管理系统的冲突点,思考相应的体系调整,排班系统在保证服务于整体系统的基础上,帮助企业管理人员进行更优化的配置。引入合理、科学、规范的排班管理,可以提高员工的工作积极性,提高企业的生产劳动效率,降低人力资源成本,规范化和标准化企业的人力资源管理。

排班的目的不只是员工的简单组合,而是运用科学的方法和手段,有效、低成本、高质量的完成生产任务。对企业员工来说,可以提高工作质量;对人力资源管理部门来说,可以降低人力成本(用更少的人,发挥每一个员工的优势),业绩考核更规范,准确;对企业管理人员来说,可以提高企业的生产效率,收益最大化。


作者:雷明丨Kronos大中华区咨询顾问

雷明在人力资本信息化解决方案、劳动力管理等方面具有多年的行业经验,对众多行业的人力资源管理有着深刻理解,涉及的行业包括高科技、零售、餐饮酒店,仓储、互联网等。目前主要研究方向有“零售行业劳动力管理与运营管理提升”、“零售行业员工敬业度与客户满意度的关系”、“制造业劳动力效率提升与成本优化”、“中国劳动力阶段转型对企业的影响”等。

通过与各行各业、跨国和本土客户的深入沟通,雷明和他的咨询团队在跨国零售连锁、跨区域制造,机械设备生产,汽车零配件及连锁超市,餐饮服务,仓储物流等行业积累了大量既能基于全球和企业发展的视角、又能结合企业实际业务和中国本地化方案的宝贵经验。